Auditorías Ambientales

GEA Consultores Ambientales realiza Auditorías Ambientales para la establecer las condiciones ambientales de la organización, su performance actual y posibles pasivos ambientales preexistentes.

Alcance de la auditoría

El alcance de la auditoría describe la extensión y los límites de la auditoría en función de factores tales como la ubicación física y las actividades de la organización, así como la forma de informar los resultados.

El alcance de la auditoria es determinado por el cliente y el auditor. El auditado normalmente debe ser consultado al determinar el alcance de la auditoría. Cualquier cambio subsiguiente en el alcance de la auditoría debe ser acordado entre el cliente y el auditor jefe. Los recursos asignados a la auditoría deben ser suficientes para cumplir con el alcance previsto.

Plan de auditoría

El plan de auditoría se diseña de forma que resulte flexible y permita introducir cambios basados en la información reunida durante la auditoría, así como usar los recursos en forma eficaz. Incluye:

a) los objetivos y el alcance de la auditoría;
b) los criterios de auditoría;
c) la identificación de las unidades organizativas y funcionales del auditado, que serán auditadas;
d) la identificación de las funciones o personas dentro de la organización del auditado que poseen responsabilidades directas importantes relativas al sistema de gestión ambiental del auditado;
e) la identificación de aquellos elementos del sistema 'de gestión ambiental del auditado, que sean altamente prioritarios para la auditoría,
f) los procedimientos para auditar los elementos del sistema de gestión ambiental del auditado que sean adecuados a su organización;
g) el idioma de trabajo y del informe de la auditoría;
h) la identificación de los documentos de referencia;
i) el horario y la duración estimadas para las principales actividades de la auditoría;
las fechas y lugares en los que Se llevará a cabo la auditoría;.
k) la identificación de los miembros del equipo de auditoría;
l) el cronograma de las reuniones a celebrar con la Dirección de¡ auditado;
m) los requisitos de confidencialídad;
n) el contenido y estructura del informe, la fecha estimada de emisión y de distribución de informe de la auditoría;
o) los requisitos para la retención de documentos.
El plan de la auditoría debe ser comunicado al cliente, a los miembros del equipo de auditoría y al auditado. El cliente debe revisar y aprobar el plan.
Si el auditado objetase alguna disposición de¡ plan de la auditoría, dichas objeciones deben ser informadas al auditor jefe y ser resueltas entre el auditor jefe, el auditado y el cliente, antes de la ejecución de la auditoría. Cualquier revisión de¡ plan de auditoría debe ser acordado entre las partes concernientes antes o durante la realización de la auditoría.

Documentos de trabajo

Los documentos de trabajo necesarios para facilitar las investigaciones de¡ auditor pueden ser:

a) formularios para documentar las evidencias y los hallazgos que respaldan la auditoría;
b) procedimientos y listas de verificación usadas para evaluar los elementos del sistema de gestión ambiental;
c) registros de reuniones;
Los documentos de trabajo deben ser mantenidos por lo menos hasta la finalización de la auditoría; aquellos documentos que contengan información confidencial o patentada deben ser protegidos adecuadamente por los miembros del equipo de auditoría.

Reunión inicial

La reunión inicial tiene el propósito de:

a) presentar los miembros de equipo de auditoría a la Dirección del auditado;
b) revisar el alcance, los objetivos y el plan de auditoría y acordar un cronograma de auditoría;
c) proporcionar un breve resumen de los métodos y procedimientos que se van a utilizar para realizar la auditoría;
d) establecer las vías oficiales de comunicación entre el equipo de auditoría y el auditado;
e) confirmar que los recursos y los medios requeridos por. el equipo de auditbría estén disponibles;
f) confirmar la hora y fecha de la reunión de clausura;
g) promover la participación activa del auditado;
h) examinar los correspondientes procedimientos de seguridad y de emergencia en el sitio para el equipo de auditoría.

Recolección de la evidencia

La evidencia de auditoría se recolecta a través de entrevistas, examen de documentos y observación de actividades y condiciones.

Se registran las no conformidades respecto de los criterios de auditoría elegidos.

Se verifica la información reunida durante las entrevistas, obteniendo información de apoyo proveniente de otras fuentes independientes, tales como las observaciones, los registros y los resultados de mediciones existentes.

Hallazgos de auditoría

El equipo de auditoría revisa toda evidencia de auditoría con el fin de determinar en qué puntos no se cumple con los criterios de auditoría.

Reunión de cierre

Tras completar la fase de recolección de evidencias de auditoría y antes de preparar el informe de auditoría, el equipo de auditoría mantiene una reunión con la Dirección del auditado y con aquellos responsables de las funciones auditadas.

El objeto principal de esta reunión es presentar los hallazgos de la auditoría al auditado, de modo tal que ellos comprendan claramente y tomen conocimiento del fundamento real de los hallazgos de auditoría. La decisión final sobre el significado y descripción de los hallazgos de auditoría descansa, en última instancia, en el auditor jefe, si bien el auditado o el cliente pueden discrepar con estos hallazgos.

Informe de auditoría

El informe de auditoría se prepara bajo la dirección del auditor jefe, quien es responsable de que sea preciso y completo. Los temas a incluir en el informe de auditoría deben ser aquellos establecidos en el plan de auditoría.

El informe de auditoría estará fechado y firmado por el auditor jefe. El informe de auditoría contiene los hallazgos de la auditoría o un resumen de éstos y la referencia a las evidencias que los sustentan.

El informe final incluye:

a) la identificación de la organización auditada y del cliente;
b) los objetivos, el alcance y el plan de la auditoría acordados;
c) los criterios acordados, incluida una lista de los documentos de referencia empleados para realizar la auditoría;
d) el período cubierto por la auditoría y la(s) fecha(s) de realización de la auditoría;
e) la identificación de los representantes del auditado que participaron en la auditoría;
f) la identificación de los miembros del equipo de auditoría;
g) una declaración de la naturaleza confidencial del contenido del informe;
h) la lista de distribución del informe de auditoría;
i) un resumen del proceso de auditoría, incluidos los obstáculos encontrados;
j) las conclusiones de la auditoría

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